Leveranciers beoordelen: criteria, scoremodel en een voorbeeldscorekaart

Waarom beoordeel je leveranciers?

Een leverancier die te laat levert of fouten maakt, wordt jouw klacht. Dat geldt voor materiaal, maar ook voor onderaannemers, transport, keuringsinstanties en uitzendbureaus. Een beoordeling laat zien of een partij betrouwbaar is voordat het misgaat, en legt vast waarom je met haar blijft werken.

Ook ISO 9001 gaat uit van het idee dat je beheerst wat je van buiten betrekt, in verhouding tot het risico. Beoordelen hoeft dus niet bij elke leverancier even zwaar te zijn. Dat vraagt eerst een onderscheid in hoe belangrijk een leverancier voor je is.

Eerst bepalen: welke leveranciers zijn kritisch?

Deel je leveranciers in op het effect van een tegenvaller. Een kritische leverancier raakt direct de kwaliteit van je product, de veiligheid van je mensen of je wettelijke verplichtingen, en is moeilijk te vervangen. Een belangrijke leverancier heeft merkbaar effect, maar is te vervangen. Een standaardleverancier levert iets wat je overal kunt kopen.

Zo besteed je de meeste aandacht aan de kleine groep waar het echt om gaat. Een leverancier van kantoorartikelen heeft geen scorekaart nodig, een onderaannemer die op jouw bouwplaats werkt wel. Hoe kleiner de groep kritische leveranciers, hoe beter je ze echt kunt volgen.

Een kritische leverancier krijgt ook een zwaardere kennismaking: relevante certificaten, referenties, afspraken over het melden van afwijkingen en, waar dat past, een bezoek of audit bij de leverancier. Leg de indeling en de reden vast, zodat je bij een audit kunt uitleggen waarom je bij de ene leverancier zwaarder inzet dan bij de andere.

Welke criteria gebruik je?

Kies een beperkt aantal criteria dat past bij wat je leverancier levert, en maak ze zo objectief mogelijk. Gegevens uit je eigen administratie, zoals leverdata en meldingen, zijn betrouwbaarder dan een onderbuikgevoel. Past een criterium niet bij een leverancier, laat het dan weg. Veelgebruikte criteria:

• Kwaliteit van het geleverde: aantal afwijkingen, afkeuringen en herstelwerk
• Leverbetrouwbaarheid: levert de partij op tijd, in de juiste hoeveelheid en volledig
• Communicatie en afhandeling van klachten: reageert de leverancier snel en lost hij op
• Veiligheid en compliance: geldige certificaten, vereiste keuringen en veilig gedrag op locatie
• Prijs en totale kosten, eventueel aangevuld met duurzaamheid

Een scoremodel dat je kunt uitleggen

Geef elk criterium een score op een eenvoudige schaal, bijvoorbeeld 1 tot 5, en een gewicht dat past bij het belang. Bij een kritische leverancier telt veiligheid zwaarder dan prijs. Houd de rekenregels zo simpel dat een leverancier ze zelf kan narekenen.

Koppel aan de totaalscore een status: goedgekeurd, voorwaardelijk goedgekeurd of afgekeurd. Bepaal de grenzen vooraf, zodat de uitkomst niet afhangt van wie de beoordeling doet. Leg vast wie beoordeelt en laat altijd iemand uit inkoop én iemand uit de uitvoering meekijken.

Voorbeeld van een scorekaart

Hieronder een fictief voorbeeld voor een leverancier van bouwmaterialen, met scores van 1 tot 5. Het gewogen totaal is 3,85 van 5 (0,4 x 4 plus 0,3 x 3 plus 0,15 x 5 plus 0,15 x 4). Keur je goed vanaf 3,5 en af onder 2,5, dan is deze leverancier goedgekeurd, met leverbetrouwbaarheid als aandachtspunt voor het gesprek.

• Kwaliteit (40 procent): score 4, twee afwijkingen op de leveringen van het afgelopen jaar
• Leverbetrouwbaarheid (30 procent): score 3, enkele leveringen te laat
• Communicatie en klachtafhandeling (15 procent): score 5, altijd snel gereageerd
• Veiligheid en documenten (15 procent): score 4, certificaat geldig, een document ontbrak tijdelijk

Hoe vaak beoordeel je?

De frequentie volgt het risico. Beoordeel kritische leveranciers minstens jaarlijks, belangrijke leveranciers jaarlijks of om de twee jaar en standaardleveranciers alleen bij aanleiding. Beoordeel een nieuwe leverancier vooraf, voordat je hem op de lijst zet, bijvoorbeeld op basis van referenties, certificaten en een proefopdracht.

Daarnaast hoort een beoordeling tussendoor te kunnen, bijvoorbeeld na een ernstige afwijking, een incident of een klacht waarvan de oorzaak bij de leverancier ligt. Wacht dan niet op de jaarlijkse ronde. Leg die aanleidingen vooraf vast in je procedure, zodat het geen losse beslissing wordt.

De goedgekeurde leverancierslijst

De uitkomsten verzamel je in een lijst van goedgekeurde leveranciers. Per leverancier staat daarin: wat hij mag leveren, de status, de datum van de laatste beoordeling, de datum van de volgende, de einddatum van certificaten en een contactpersoon. Zo zie je in een oogopslag wie klaar is voor een nieuwe opdracht.

Spreek af dat inkoop voor kritische categorieën alleen bij leveranciers op de lijst bestelt, en wie een nieuwe leverancier mag toevoegen. Een lijst die niemand bijhoudt, is erger dan geen lijst. Loop hem minstens een keer per jaar na op verlopen certificaten en op leveranciers waarmee je niet meer werkt.

Wat doe je bij een tegenvaller?

Een lage score is een aanleiding voor een gesprek, niet voor een bericht per mail. Beschrijf de afwijkingen met data, laat de leverancier reageren en maak afspraken met een termijn. Deel de uitkomst ook als het goed gaat: leveranciers die weten hoe ze scoren, verbeteren sneller.

Is de leverancier lastig te vervangen, omdat hij de enige is of omdat overstappen veel tijd kost, begin dan al voor het misgaat met een alternatief, zoals een tweede bron of extra voorraad. Bij een tegenvaller werk je zo:

• Leg de feiten vast met data, aantallen en bewijs
• Vraag de leverancier naar de oorzaak en een verbeterplan met een termijn
• Zet de status op voorwaardelijk goedgekeurd en spreek een volgend meetmoment af
• Controleer of het probleem echt weg is, niet alleen of het plan is ontvangen
• Heb je geen verbetering, zoek dan een alternatief en haal de leverancier van de lijst

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

Leveranciersbeheer helpt je leveranciers te beoordelen en te monitoren. Afwijkingen van leveranciers leg je vast in Kwaliteitsmeldingen. Eisen en afspraken die je met leveranciers deelt, beheer je in Documentbeheer met één actuele versie, en met Audits plan je interne audits om te toetsen of je eigen beoordelingsproces wordt gevolgd.