Hoe vaak moet je een interne audit uitvoeren?

De normen vragen geplande tussenpozen. Vaak wordt het hele systeem in een jaar of over een cyclus van enkele jaren afgedekt, waarbij risicovolle onderdelen vaker aan bod komen.

Wie mag een interne audit uitvoeren?

Iemand die competent en onafhankelijk is van het gecontroleerde werk. Dat kan een collega van een andere afdeling zijn of een externe.

Wat is het verschil tussen een minor en een major bevinding?

Een minor is een losse afwijking, een major wijst op een tekortkoming in het systeem. Definieer beide vooraf in je eigen auditprocedure.

CAPA staat voor corrigerende en preventieve actie: het oplossen van een probleem, het wegnemen van de oorzaak en het voorkomen van herhaling.

Interne audit uitvoeren: stappenplan en checklist

Stap 1: plan het auditprogramma

Normen zoals ISO 9001, 14001 en 45001 vragen dat je interne audits uitvoert met geplande tussenpozen. Maak daarom een programma voor een jaar of een hele certificeringscyclus: welke processen en clausules komen wanneer aan bod? Audit risicovolle of afwijkende onderdelen vaker.

Kies een auditor die onafhankelijk is van het te auditen werk. Niemand hoort zijn eigen proces te beoordelen.

Zorg dat het programma ook ruimte laat voor extra audits, bijvoorbeeld na een ernstig incident, een grote wijziging of een reeks klachten.

Stap 2: bepaal scope, doel en criteria

Leg per audit vast wat je onderzoekt (scope), waarom (doel) en waartegen je toetst (criteria), zoals normclausules, je eigen procedures of wettelijke eisen. Kijk ook naar wat er speelt: open bevindingen, klachten, incidenten en recente wijzigingen.

Stap 3: stel de checklist op

Een goede checklist bestaat uit open vragen die bewijs opleveren, niet uit ja/nee-vragen. Een handige opbouw:

Test de checklist voor je begint met één collega. Vragen die onduidelijk zijn of geen bewijs opleveren, pas je aan voordat je de afdeling bezoekt.

Een vraag per clausule of proces, bijvoorbeeld: laat zien hoe je afwijkingen registreert
Het verwachte bewijs, zoals een register, record of instructie
Ruimte voor objectief bewijs, conclusie en de proceseigenaar
Vragen die passen bij je eigen scope, niet alleen de standaardtekst van de norm

Stap 4: voer de audit uit en leg bevindingen vast

Praat met de mensen die het werk doen, kijk op locatie en vraag om bewijs. Noteer feiten, geen meningen. Een bevinding leg je direct vast, met een ernst:

Vraag door tot je het bewijs hebt gezien. Zegt iemand dat een instructie bestaat, vraag dan om die te laten zien en om een voorbeeld van het gebruik in de praktijk.

Sterk punt: iets wat goed gaat en behouden moet worden
Verbeterpunt of observatie: een kans zonder afwijking van de eis
Minor: een afwijking die een corrigerende actie vraagt
Major: een afwijking van het systeem, die een CAPA vraagt

Stap 5: volg bevindingen op met acties en CAPA

Een bevinding zonder opvolging is waardeloos. Geef elke afwijking een eigenaar, een deadline en een maatregel. Bij een terugkerend of ernstig probleem zoek je de grondoorzaak en zet je een CAPA (corrigerende en preventieve actie) op. Controleer later of de maatregel echt heeft gewerkt.

Kijk bij een afgesloten actie of het probleem ook echt weg is. Vraag na enkele maanden om nieuw bewijs, want een afgevinkte actie is nog geen effectieve maatregel.

Stap 6: rapporteer aan de organisatie

Schrijf een helder rapport met scope, criteria, bevindingen, een korte conclusie en de afgesproken acties. Bespreek het met de gecontroleerden voordat het naar de directie gaat. De uitkomsten zijn ook input voor de directiebeoordeling.

Houd het rapport kort en leesbaar. Een directie leest liever twee pagina's met heldere conclusies dan twintig pagina's zonder samenvatting.

Checklist voor de auditor

Loop deze punten langs voor, tijdens en na de audit:

Voor: scope, doel en criteria vastgelegd en de auditor is onafhankelijk
Voor: de gecontroleerde afdeling is op de hoogte van datum en onderwerp
Voor: openstaande bevindingen en acties van vorige audits bekeken
Tijdens: bewijs gezien, niet alleen gehoord, en genoteerd met bron
Tijdens: bevinding direct vastgelegd met ernst en proceseigenaar
Na: rapport binnen enkele weken verstuurd en besproken
Na: elke afwijking heeft een eigenaar, deadline en maatregel

Veelgemaakte fouten bij interne audits

Deze fouten zorgen ervoor dat een audit weinig oplevert:

De audit is een afvinklijst en niemand stelt een echte vraag
Alleen documenten bekijken en niet kijken hoe het werk echt gaat
Bevindingen zonder eigenaar of deadline
Steeds dezelfde onderdelen auditen en de rest overslaan
Het rapport verdwijnt in een map en komt niet terug in de directiebeoordeling

Een voorbeeld van een goede bevinding

Een goede bevinding is feitelijk en herleidbaar. Bijvoorbeeld: 'Bij drie van de vijf gecontroleerde projecten ontbrak de ondertekende werkinstructie. Criterium: eigen procedure werkinstructies, hoofdstuk 3.' Daaruit volgt een concrete actie: instructies aanvullen en de controle in het proces opnemen.

Vermijd een oordeel als 'medewerkers zijn slordig'. Beschrijf wat je zag, waartegen je toetste en wat het effect is.

Zo pak je het aan

Begin klein: kies dit kwartaal een proces met risico of recente klachten en audit dat grondig. Gebruik de uitkomsten om de checklist en het programma te verbeteren. Na een paar rondes heb je een vaste routine en zie je terugkerende thema's eerder.

Stap 7: plan de volgende audit en gebruik software waar het helpt

Bepaal of een heraudit nodig is en gebruik de resultaten om je programma bij te stellen. Zo groeit je systeem per ronde.

In BrydgeOne plan je audits met normen in scope, bouw je de checklist uit je normen en leg je bewijs en bevindingen direct vast. Bevindingen gaan naar Acties, een audit sluit pas als er geen open punten meer zijn, en een heraudit maak je met één klik.