QHSE-beleid opstellen: voorbeeld van een beleidsverklaring voor ISO 9001, 14001 en 45001

Wat is een QHSE-beleid, en wat is het niet?

Een QHSE-beleid, ook kwaliteitsbeleid, VGM-beleid of beleidsverklaring genoemd, legt de richting en de toezeggingen van de organisatie vast. QHSE staat voor kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu, en in de bouw en techniek zeg je vaak VGM. ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 vragen elk om een beleid (clausule 5.2) dat de directie vaststelt en dat past bij de organisatie.

Een beleid is geen procedure, geen plan en geen reclametekst. Het beschrijft niet hoe je werkt, maar waar je voor kiest. Het is ook geen lijst met doelen: doelen zijn meetbaar en verlopen, een beleid blijft jaren geldig. Het beleid geeft wel het kader waarbinnen je die doelen kiest.

Wat hoort er in een beleidsverklaring?

Wat de drie normen vragen loopt grotendeels gelijk, met een paar aanvullingen per terrein. Vul de punten in je eigen woorden in en pas ze aan op je activiteiten en risico's. Een beleid dat op een kopie lijkt, past zelden bij de organisatie, en dat zien auditors snel.

Schrijf in gewone taal en in de wij-vorm, met één toezegging per zin. Vermijd woorden als streven naar en zoveel mogelijk: daar kun je niet op worden aangesproken en geen auditor kan ze toetsen. Een toezegging die je kunt controleren, zoals jaarlijks meetbare doelen stellen, werkt beter dan een mooie bedoeling. Hieronder staat de checklist.

• Doel en context: wat de organisatie doet, voor wie en met welke belangrijke risico's en kansen
• Voldoen aan eisen: de eisen van klanten, de wet en andere verplichtingen waaraan je je hebt verbonden
• Kwaliteit: leveren wat is afgesproken en klanttevredenheid
• Veiligheid en gezondheid: veilige en gezonde werkomstandigheden, gevaren wegnemen, risico's verkleinen en medewerkers raadplegen en laten meedoen (ISO 45001)
• Milieu: bescherming van het milieu, waaronder het voorkomen van verontreiniging, en het nakomen van verplichtingen (ISO 14001)
• Kader voor doelen: de toezeggingen waaruit je meetbare doelen afleidt
• Continu verbeteren van het managementsysteem
• Vaststelling: naam en functie van de ondertekenaar, datum en versie

De rol van de directie bij het beleid

De directie stelt het beleid vast, niet de kwaliteitsmanager. De normen leggen dit bij de top: wie het beleid ondertekent, moet het kunnen uitleggen en erop kunnen worden aangesproken. Een KAM-coördinator mag het concept schrijven, maar de directie moet de toezeggingen tot de hare maken en er ook middelen voor vrijmaken.

Het gaat verder dan een handtekening. Directieleden laten zien dat het beleid telt als ze het noemen in werkoverleggen, besluiten nemen die ermee in lijn zijn, ook als dat geld kost, en zelf de veiligheidsregels volgen. ISO 45001 verwacht bovendien van de top dat medewerkers niet worden benadeeld omdat ze incidenten, gevaren, risico's of kansen melden.

Zo schrijf je het beleid: stappen en inbreng van medewerkers

Voor veiligheid verwacht ISO 45001 dat je medewerkers raadpleegt en laat meedoen. Bij het beleid kan dat eenvoudig: leg het concept voor aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, een veiligheidscommissie of een groep medewerkers van de werkvloer, en vraag wat ze missen of niet herkennen.

Het levert twee dingen op. Het beleid sluit beter aan bij het echte werk en medewerkers herkennen de tekst als de hunne. Leg vast wie je hebt geraadpleegd en wat je met de opmerkingen hebt gedaan, want dat is ook bewijs voor een audit.

• Verzamel de input: je context, belanghebbenden, risico's en kansen, wettelijke eisen en de uitkomst van de laatste directiebeoordeling
• Schrijf een concept van één A4 in gewone taal, in de wij-vorm
• Leg het concept voor aan medewerkers en hun vertegenwoordigers en verwerk de opmerkingen
• Laat de directie het vaststellen en ondertekenen
• Communiceer het beleid en plan de eerste herziening in

Voorbeeld QHSE-beleid van circa 120 woorden

Hieronder staat een illustratief voorbeeld van een beleidsverklaring. De organisatie, de formuleringen en de toezeggingen zijn verzonnen en bedoeld als startpunt, niet als kant-en-klare tekst. Pas ze aan op je eigen activiteiten, klanten en risico's, en laat de directie elke toezegging aan de eigen praktijk toetsen voordat ze erop tekent.

Voorbeeld: “[Bedrijfsnaam] levert [producten of diensten] aan [doelgroep]. Wij willen dat klanten krijgen wat we afspreken, dat iedereen die voor ons werkt veilig en gezond thuiskomt en dat ons werk het milieu zo weinig mogelijk belast. Daarom verbinden wij ons aan het volgende.”

• Wij voldoen aan de eisen van klanten, de wet en andere afspraken die voor ons gelden
• Wij nemen gevaren weg, verkleinen risico's en laten medewerkers meebeslissen over veiligheid
• Wij voorkomen verontreiniging en gaan zuinig om met energie en grondstoffen
• Wij leren van fouten, bijna-ongevallen en klachten en spreken niemand aan op het melden ervan
• Wij stellen jaarlijks meetbare doelen vast en verbeteren ons managementsysteem voortdurend
• De directie beoordeelt dit beleid jaarlijks en bij grote wijzigingen

Van beleid naar meetbare doelen

Het beleid zegt wat je wilt, doelen zeggen hoeveel en wanneer. De normen verwachten dat je doelen passen bij het beleid, meetbaar zijn voor zover dat kan, worden gevolgd en tijdig worden bijgesteld (clausule 6.2). Kies per toezegging één tot drie doelen met een meetwaarde, een eigenaar en een datum, en houd het totaal beperkt.

De lijst laat zien hoe een toezegging een doel en een meetwaarde wordt. De getallen zijn illustratief en horen bij de fictieve organisatie, niet bij jouw situatie. Kies liever vijf tot tien doelen die je echt meet en bespreekt dan dertig op papier. Meer voorbeelden vind je in onze gids over KPI's en doelstellingen.

• Toezegging: leren van meldingen. Doel: elke melding krijgt binnen drie werkdagen een terugkoppeling. Meetwaarde: percentage meldingen dat op tijd is beantwoord, doel 90 procent
• Toezegging: risico's verkleinen. Doel: werkplekinspecties worden uitgevoerd zoals gepland. Meetwaarde: percentage uitgevoerde inspecties, doel 100 procent
• Toezegging: voldoen aan klanteisen. Doel: minder herhaalde afwijkingen. Meetwaarde: aantal terugkerende NCR's per kwartaal, doel maximaal twee
• Toezegging: milieubelasting beperken. Doel: lager energieverbruik. Meetwaarde: kWh per productie-eenheid, doel 5 procent lager dan vorig jaar

Zo communiceer je het beleid en maak je het toegankelijk

De normen verwachten dat het beleid als gedocumenteerde informatie beschikbaar is, dat het binnen de organisatie wordt gecommuniceerd en begrepen, en dat het beschikbaar is voor belanghebbenden (bij ISO 9001 en ISO 45001 voor zover dat past). Een beleid dat in een la ligt, voldoet daar niet aan. Test het met een eenvoudige vraag: kan een monteur in eigen woorden zeggen wat het beleid inhoudt?

Maak het beleid beschikbaar waar mensen het tegenkomen: op intranet of in de app, als poster in de kantine en bij de ingang, in de introductie van nieuwe medewerkers, in de toolbox en bij inleners en onderaannemers. Vraag leesbevestiging van medewerkers en toon het beleid waar dat past op je website of in offertes en aanbestedingen.

Wanneer herzie je het beleid?

De normen noemen geen vaste herzieningstermijn, maar het beleid moet passend blijven. Veel organisaties toetsen het jaarlijks tijdens de directiebeoordeling, waar het naast de resultaten, de audits en de doelen ligt. Herzie het ook tussendoor als een van deze situaties zich voordoet.

Zet op het document de versie, de vaststellingsdatum en de volgende beoordelingsdatum, en bewaar eerdere versies. Een wijziging die de toezeggingen verandert, stelt de directie opnieuw vast. Communiceer die wijziging opnieuw naar medewerkers, inleners en onderaannemers, en laat opnieuw bevestigen dat ze het beleid kennen.

• Een nieuwe strategie, activiteit, locatie of markt
• Een fusie, overname of grote reorganisatie
• Een nieuwe norm of een belangrijke wijziging in wet- en regelgeving
• Een ernstig incident of auditbevinding die laat zien dat het beleid niet meer past
• Doelen die jaar na jaar niet worden gehaald, wat kan wijzen op een beleid dat niet werkt

Veelgemaakte fouten bij een QHSE-beleid

De meeste beleidsverklaringen zijn niet fout, maar overbodig: ze zijn te lang, te algemeen of onbekend. Een auditor merkt dat snel, bijvoorbeeld wanneer medewerkers het beleid niet kunnen uitleggen. Herken je een van deze punten, dan loont het om het beleid opnieuw te schrijven met de mensen die ermee moeten werken.

• Te lang: een beleid van vier pagina's leest niemand, één A4 is genoeg
• Een kopie van een voorbeeld of van een andere organisatie, met toezeggingen die niet bij jou passen
• Beloftes waar geen doelen, middelen of eigenaren achter zitten
• Niemand kent het beleid: het zit alleen in de map voor de auditor
• Vage taal als streven naar de hoogste kwaliteit, waar niets uit volgt
• Aparte beleidsstukken per norm die elkaar herhalen of tegenspreken
• Een beleid dat na een wisseling in de directie niet wordt herzien of uitgelegd

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

In Documentbeheer leg je het beleid vast met documenttype Beleid, met versiebeheer, een goedkeuringsroute en leesbevestiging per doelgroep, zodat je per persoon ziet wie het heeft gelezen en begrepen. Publiceren kan in het platform, in de medewerkersapp en op een openbaar documentenportaal, en met een periodieke review leg je vast of het beleid actueel blijft. De volgende reviewdatum wordt vanzelf ingepland.

In Doelstellingen & KPI’s koppel je elke doelstelling aan het beleid waaruit ze voortkomt. Het tabblad Beleid toont per beleidsdocument de doelstellingen, KPI's en verbeteracties, en koers, prognose en evaluaties laten zien of de doelen worden gehaald. In de Directiebeoordeling worden besluiten acties, CAPA's of nieuwe doelstellingen. BrydgeOne helpt bewijs te verzamelen voor ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001, maar certificeert niet en garandeert niet dat je voldoet.