Traceerbaarheid en recall oefenen: zo test je of je product echt terug te vinden is

Wat betekent traceerbaarheid?

Traceerbaarheid betekent dat je van een product kunt achterhalen van wie je het hebt gekregen, wat je ermee hebt gedaan en aan wie je het hebt geleverd. Het principe heet vaak 'een stap terug, een stap vooruit': je kent je directe leveranciers en je directe afnemers.

Binnen je eigen bedrijf ga je een stap verder: je koppelt ontvangen grondstofpartijen aan productiepartijen en die aan leveringen. Zonder die interne koppeling blijft het bij een lijst met namen. De Europese regelgeving vraagt dit in het algemeen; controleer de actuele eisen bij de NVWA, je afnemers en je certificatieschema.

Traceren, terugtrekken en terugroepen: wat is het verschil?

Traceren is het vinden van een partij en zijn bestemming. Terugtrekken is het uit de keten halen van een onveilig product dat nog niet bij de consument is. Terugroepen gaat een stap verder: het product is al bij de consument en die wordt actief gevraagd het niet te gebruiken.

In een oefening doorloop je de hele route, maar haal je niet echt product terug. Je test of je kunt vinden wat je moet vinden, of je mensen weten wat ze moeten doen en of je op tijd bij de juiste partijen komt.

Hoe organiseer je traceerbaarheid?

Traceerbaarheid begint bij een partijcode die je bij ontvangst vastlegt en die door het hele proces meegaat. Hoe fijner je partijen indeelt, bijvoorbeeld per productierun in plaats van per week, hoe kleiner een eventuele recall blijft. Kies die indeling dus bewust, op basis van wat je in het ergste geval wilt kunnen terugtrekken.

Let vooral op de overgangen, want daar raakt de koppeling zoek: bij herwerk, bij het samenvoegen van restpartijen en bij verpakken. Zorg dat registraties snel doorzoekbaar zijn, ook buiten kantooruren, en dat een tweede collega weet waar ze staan en hoe je ze gebruikt.

• Leg bij ontvangst leveranciersnaam, partijcode, datum en hoeveelheid vast
• Geef elke productiepartij een eigen code en koppel die aan de gebruikte grondstofpartijen en verpakking
• Registreer herwerk, restpartijen en samengevoegde partijen
• Leg bij levering vast welke partij naar welke klant is gegaan
• Zorg dat je deze gegevens snel kunt opvragen, ook als de collega die ze bijhoudt er niet is

Hoe kies je een goed scenario?

Kies een partij met een ingewikkeld pad: veel grondstoffen, herwerk, meerdere lijnen en levering aan meerdere klanten. Een eenvoudige partij bewijst niets. Houd het scenario liefst geheim voor de uitvoerders, zodat je test hoe het werkt als niemand zich heeft voorbereid.

Wissel de richting af. Soms start je bij een grondstof, bijvoorbeeld omdat een leverancier een probleem meldt, en zoek je vooruit naar afnemers. Soms start je bij een klachtmonster van een klant en zoek je eerst terug naar de herkomst. Laat ook eens een andere collega de oefening leiden, zodat de kennis niet bij één persoon zit.

De oefening in stappen

Een goede oefening heeft een vast verloop, zodat je de uitkomsten van verschillende jaren kunt vergelijken. Houd de klok bij, want de tijd tot een compleet beeld is een van je belangrijkste meetwaarden. Laat de deelnemers ook hardop zeggen waar ze zoeken, zodat een waarnemer kan zien waar het stroef loopt.

Rond je af met een massabalans: ontvangen, verwerkt, op voorraad en geleverd moeten kloppen. Een uitkomst ruim onder de honderd procent wijst op een gat in je registratie, een uitkomst erboven op dubbel geboekte of verkeerd gekoppelde partijen. Zoek in beide gevallen uit waar het verschil vandaan komt.

Een rekenvoorbeeld: je ontving 500 kilo van een grondstofpartij. In de geleverde producten vind je 480 kilo terug en 15 kilo ligt nog op voorraad. Dan is 5 kilo onverklaard. Dat is geen ramp, maar wel een leerpunt: waar is dat verloren gegaan, bijvoorbeeld als productieverlies, monster of administratiefout?

• Start de klok en noteer het moment van de melding
• Bepaal de betrokken partij en zoek de herkomst: leverancier en grondstofpartijen
• Zoek alle productiepartijen waarin die grondstof is verwerkt
• Zoek alle leveringen en afnemers van die productiepartijen
• Bereken de hoeveelheden: ontvangen, verwerkt, op voorraad en geleverd
• Stop de klok en noteer de tijd en de bevindingen

Wat leg je vast na de oefening?

Noteer datum, scenario, deelnemers, de tijd tot een compleet overzicht van herkomst en afnemers, en het percentage van de partij dat je hebt teruggevonden. Welke tijd en welk percentage voor jou acceptabel zijn, bepaal je zelf op basis van je risico, je afnemers en je certificatieschema. Controleer of zij een eis stellen.

Leg ook de leerpunten vast: waar liep je vast, welke gegevens ontbraken, wat klopte niet met de werkelijkheid. Koppel elk leerpunt aan een verbeteractie met eigenaar en einddatum, en toets bij de volgende oefening of het is opgelost. Zo wordt de oefening een verbetercyclus en geen jaarlijkse formaliteit.

Communicatie: wie informeer je en hoe?

In een echte situatie telt communicatie even zwaar als het vinden van het product. Bepaal vooraf wie de recall leidt, wie beslist, wie met afnemers praat en wie met de toezichthouder en de pers, en wie hun vervanger is. Houd contactgegevens van afnemers en leveranciers actueel.

Oefen de berichten ook. Een klaargezette tekst voor afnemers met welk product, welke partij, welk risico en wat zij moeten doen, scheelt veel tijd. Voor je meldplicht aan de toezichthouder en je informatie aan consumenten volg je de geldende regels.

Veelgemaakte fouten bij recall oefeningen

Een oefening die altijd slaagt, leert je niets. Het doel is niet een goed cijfer, maar ontdekken waar de keten breekt voordat een echte melding dat doet. Deze valkuilen zorgen ervoor dat een oefening mooier lijkt dan ze is, en dat je pas bij een echte melding ontdekt wat er niet werkte:

• Een makkelijke partij kiezen zodat de oefening zeker slaagt
• Alleen in één richting oefenen en nooit de andere
• De massabalans overslaan, waardoor je niet weet hoeveel er nog ergens ligt
• Leerpunten niet vastleggen of niet opvolgen
• De oefening laten uitvoeren door de enige collega die toch alles uit zijn hoofd weet
• Alleen oefenen vlak voor een audit en daarna een jaar niet meer

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

De module Traceerbaarheid & recall helpt je recall- en traceeroefeningen te plannen en vast te leggen. Leveranciersbeheer helpt bij het beoordelen en monitoren van leveranciers, Documentbeheer houdt één actuele versie van je recallprocedure bij, met leesbevestiging, en Acties volgt de verbeterpunten uit je oefening op.