CAPA software en actiebeheer voor QHSE

Functies

Wat je met Acties doet

Mijn taken bovenaan

Bovenaan staan je eigen taken, daaronder de taken van anderen. Met de deadline-tabs zie je in één klik wat vandaag, morgen, deze week of in de komende 30 dagen moet.

Open punten zonder actie

De pil Zonder actie toont signalen uit andere modules die nog geen actie hebben, zoals open incidenten, inspectiebevindingen of verlopen certificaten. Met Zet om in actie maak je er in één klik een actie van.

Afronden met toelichting

Afronden vraagt altijd een toelichting op wat er is gedaan, plus wie en wanneer. Foto's of documenten als bewijs voeg je toe waar dat helpt.

CAPA-borging uit de bron

Grondoorzaakanalyse, maatregelen en effectiviteitscheck leg je vast in de bronmodule, bijvoorbeeld het incident. Het actiedossier toont die gegevens in het blok CAPA-borging, naast de opvolgtaak.

Submaatregelen en herhaling

Deel een actie op in submaatregelen die je per stuk afvinkt. Stel een herhaling in, zoals een maandelijkse controle, en na afronden staat de volgende actie klaar.

Filters en AI-vragen

Filter op status, soort (acties of CAPA's), jouw afdeling, bronmodule en STOP-niveau. Op het tabblad AI stel je vragen over je actiedata, zoals welke taken over de deadline zijn.

In de praktijk

Zo werkt het

1
Actie ontstaat
De meeste acties ontstaan in de bronmodule via Maak actie bij een bevinding, melding of check; bron en koppeling zijn dan al ingevuld. Losse taken maak je aan met Nieuwe actie.
2
Eigenaar en deadline
Je kiest een eigenaar, deadline en prioriteit. Is de eigenaar een persoon, dan wordt de actie vanzelf een taak in de medewerkersapp.
3
Oppakken en klaar melden
Met Oppakken gaat de actie naar In uitvoering, met Klaar melden naar In review. Deadlines staan automatisch in de Agenda en notificaties volgen ieders eigen instellingen.
4
Afronden
Bij Afronden leg je vast wat er is gedaan, door wie en wanneer. Staan er nog submaatregelen open, dan meldt het systeem dat je die eerst moet afvinken.
5
Status terug in rapportage
Het dashboard en de directiebeoordeling lezen de actiestatus automatisch mee. Je hoeft voortgang dus niet apart bij te houden.

In de medewerkersapp

Kies je een persoon als eigenaar, dan ziet die medewerker de actie in de medewerkersapp onder Mijn taken. Hij rondt hem daar af met tekst en foto's als bewijs.

Een greep uit wat AI doet in Acties

In Acties beantwoordt AI vragen over je eigen actiedata; wat je met die antwoorden doet, bepaal jij.

Vragen in gewone taal

Op het tabblad AI vraag je bijvoorbeeld welke taken over de deadline zijn of waar je nu prioriteit aan moet geven, zonder zelf filters in te stellen.

Dit is een greep uit de AI-mogelijkheden in deze module, niet alles. AI stelt voor, jij beslist. Niets wordt zonder jouw akkoord doorgevoerd.

Normen en wetgeving

Waar het je bij helpt

BrydgeOne bevat geen normtekst. Hier zie je bij welke onderwerpen uit normen en wetgeving deze module je helpt.

ISO 9001

Laat per afwijking of klacht zien welke corrigerende maatregel is genomen, wie hem uitvoerde en hoe hij is afgerond (hoofdstuk 10.2).

ISO 14001

Maatregelen uit milieumeldingen en audits lopen in dezelfde lijst, herleidbaar tot de bron (hoofdstuk 10.2).

ISO 45001

Maatregelen na incidenten en inspecties zijn herleidbaar tot de melding en afgerond met toelichting en bewijs (hoofdstuk 10.2).

Eén platform

Werkt samen met

Elke module werkt zelfstandig. Staan er meer aan, dan vullen ze elkaar vanzelf aan.

Incidenten & meldingenIncidentmaatregelen komen binnen als actie, status gaat terug WerkplekinspectiesInspectiebevindingen worden acties, status gaat terug naar de inspectie AuditsAuditbevindingen worden verplichte acties of CAPA’s KwaliteitsmeldingenMaatregelen en CAPA’s uit kwaliteitsmeldingen lopen hier Risico’s & kansenBeheersmaatregelen voor risico’s lopen als acties DirectiebeoordelingBesluiten uit de directiebeoordeling worden acties of CAPA’s Management of ChangeHet actieplan van een wijziging wordt echte acties RI&E / plan van aanpakMaatregelen uit het plan van aanpak worden acties TRATRA-maatregelen worden acties, de status gaat terug LMRALMRA-afwijkingen zet je om in een actie AutomatiseringRegels maken taken aan en escaleren acties over de deadline Doelstellingen & KPI’sActiecijfers vullen KPI’s en doelen krijgen verbeteracties

Kennisbank

Meer lezen over Acties

Wat is een QHSE-platform en waar let je op bij de keuze?QHSE staat voor Quality, Health, Safety en Environment: kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu. Een QHSE-platform brengt het werk rond die vier onderwerpen samen in één omgeving. In dit artikel lees je wat zo'n platform doet en waar je op let als je er een kiest. QHSE-software of Excel: wanneer ga je over?Bijna elk QHSE-systeem begint in Excel, en dat is helemaal niet erg. Toch komt er een moment dat de lijsten meer werk kosten dan ze opleveren. Dit artikel helpt je dat moment te herkennen. Interne audit uitvoeren: stappenplan en checklistEen interne audit toetst of je managementsysteem doet wat je hebt afgesproken en of het werkt. Met een vast stappenplan wordt het geen papieren oefening maar een bron van verbetering. Dit artikel loopt de zeven stappen door, met een checklist. RI&E opstellen: stappenplan voor een goede risico-inventarisatie en -evaluatieDe RI&E is de basis van je arbobeleid. Je brengt in kaart welke risico's er in je organisatie zijn en wat je eraan doet. Met dit stappenplan zet je een RI&E op die klopt, bruikbaar is en actueel blijft. CAPA: corrigerende en preventieve maatregelen effectief opvolgenCAPA staat voor Corrective and Preventive Action: corrigerende en preventieve maatregelen. Het is de manier om een probleem echt op te lossen en te voorkomen dat het terugkomt. In dit artikel lees je hoe je van melding naar grondoorzaak, actie en controle op effect komt. Incidenten en bijna-ongevallen registreren en analyserenElk incident en elk bijna-ongeval vertelt iets over hoe veilig je werk echt is georganiseerd. Alleen als het wordt gemeld, vastgelegd en geanalyseerd, kun je ervan leren. Dit artikel laat zien hoe je dat praktisch aanpakt. RI&E voorbeeld: zo ziet een uitgewerkte RI&E eruit voor een mkb-bedrijfEen RI&E voorbeeld laat in een paar minuten zien wat tien pagina's uitleg niet lukt: hoe risico's, scores en maatregelen op elkaar aansluiten. Hieronder werken we een RI&E uit voor een fictief mkb-bedrijf dat producten levert en installeert. Incidentonderzoek: zo vind je met de 5x waarom methode de grondoorzaakIncidentonderzoek begint met een simpele vraag: waarom gebeurde dit? Wie die vraag blijft doorstellen, komt vaak uit bij een oorzaak in de organisatie van het werk en niet bij de persoon die toevallig aanwezig was. Hieronder lees je hoe dat in de praktijk gaat. Meldcultuur verbeteren: zo krijg je meer meldingen van bijna-ongevallenBijna-ongevallen melden gebeurt pas als medewerkers erop vertrouwen dat het iets oplevert en niets kost. Hieronder lees je hoe je achterhaalt waarom meldingen uitblijven, wat je eraan doet en hoe je kunt zien dat het werkt. Werkplekinspectie checklist: wat controleer je en hoe volg je het op?Een goede werkplekinspectie checklist maakt het verschil tussen echt iets zien en alleen een rondje lopen. Hieronder lees je wat je controleert, hoe vaak, wie dat doet en hoe je bevindingen opvolgt, met een voorbeeldchecklist per thema. Arbeidsongeval registreren en melden: wat moet je als werkgever doen?Een arbeidsongeval melden en registreren doe je in twee sporen: je legt elk ongeval intern vast en bij ernstige ongevallen meld je ook bij de overheid. Hieronder lees je wat je altijd doet, hoe je onderzoekt en waar je de actuele meldregels controleert. Auditrapport schrijven: opbouw, bevindingen formuleren en een voorbeeldEen auditrapport schrijven betekent dat je wat je zag, hoorde en controleerde omzet in een tekst waar anderen mee aan de slag kunnen. Een goed rapport is kort, feitelijk en herleidbaar, en noemt ook wat goed gaat. Zo bouw je het op en formuleer je bevindingen. Klachten afhandelen: een vaste procedure van ontvangst tot terugkoppelingKlachten afhandelen gaat beter met een vaste procedure dan met goede wil alleen. Als iedereen weet wat er na de eerste melding gebeurt, krijgt de klant sneller antwoord en leer je als organisatie van elke klacht. Zo ziet zo'n procedure eruit. Directiebeoordeling: voorbeeld met agenda, input en notulenEen directiebeoordeling (management review) is het moment waarop de directie bekijkt of het managementsysteem werkt en waar bijsturing nodig is. Hieronder staan de input, een voorbeeldagenda en notulen in het klein, zodat je direct een eigen versie kunt maken. Risico's en kansen register opzetten en levend houdenEen risico's en kansen register is de lijst waarin je vastlegt wat je doelen kan bedreigen of juist kan helpen, hoe groot dat is en wie er iets aan doet. Hieronder lees je hoe je het opzet, beoordeelt en voorkomt dat het een dode lijst wordt. Management of Change: stappenplan voor beheerst wijzigenManagement of change (MoC) is de manier waarop je wijzigingen in machines, processen, leveranciers of organisatie beheerst doorvoert, zodat een verbetering geen nieuw gevaar wordt. Dit stappenplan loopt van aanvraag tot evaluatie, met voorbeelden en valkuilen. Wet- en regelgeving register opzetten: zo weet je welke verplichtingen voor je geldenEen wet- en regelgeving register laat zien welke bindende verplichtingen voor jouw organisatie gelden en of je daaraan voldoet. Hier lees je hoe je bepaalt wat op jou van toepassing is, hoe je het register inricht en hoe je het actueel houdt. Traceerbaarheid en recall oefenen: zo test je of je product echt terug te vinden isEen recall oefening laat zien of je bij een probleem snel kunt achterhalen waar een partij vandaan komt en waar hij naartoe is gegaan. Je test je traceerbaarheid zo voordat het echt nodig is. Hier lees je hoe je dat organiseert, de oefening doorloopt en de uitkomst vastlegt. Incidentmelding formulier: voorbeeld met alle velden die je nodig hebtEen incidentmelding formulier legt vast wie erbij betrokken was, wat er gebeurde, waar en wanneer, hoe ernstig het was en wat er direct aan is gedaan. Houd de eerste melding kort, zodat mensen hem echt invullen, en vul de rest tijdens de beoordeling aan. Hieronder staat een voorbeeld met concrete velden, plus wat er na de melding gebeurt en welke fouten je beter vermijdt. RI&E software kiezen: waar moet een RI&E-tool aan voldoen?Goede RI&E software laat je de RI&E digitaal uitvoeren en actueel houden: per afdeling inventariseren, risico's beoordelen op een vaste schaal, maatregelen met eigenaar en deadline opvolgen en de RI&E laten toetsen. Een RIE tool is daarmee meer dan een invulformulier, want de waarde zit in opvolging en herhaling. Of je RI&E getoetst moet worden en met welk instrument je werkt, hangt af van je organisatie. Safety Culture Ladder uitleg: de treden, trede 3 en hoe je begintDe Safety Culture Ladder (SCL), in het Nederlands ook veiligheidsladder, is een beoordelingsmodel van NEN dat laat zien hoe volwassen de veiligheidscultuur van een organisatie is, op vijf treden van pathologisch tot vooruitstrevend. Een certificerende instelling beoordeelt vooral gedrag en cultuur, via gesprekken en observaties. Opdrachtgevers in onder meer de bouw, infra en het spoor vragen in aanbestedingen soms een minimale trede, vaak trede 3. Gap-analyse ISO uitvoeren: zo doe je een nulmeting voor ISO 9001, 14001 of 45001Een gap-analyse, ook wel nulmeting genoemd, vergelijkt per eis van een norm wat je al hebt met wat ontbreekt en eindigt in een actieplan met eigenaar en deadline. Je doet hem voor de invoering, kort voor de certificeringsaudit en bij een nieuwe versie van de norm. Deze gids behandelt de stappen, een voorbeelduitkomst en de fouten die een nulmeting waardeloos maken. Non-conformiteit registreren en afhandelen: stappen en NCR-voorbeeldEen non-conformiteit is een situatie waarin niet wordt voldaan aan een eis, zoals een specificatie, een procedure, een wettelijke eis of een klantafspraak. Je legt hem vast in een NCR (non-conformiteitsrapport), beperkt direct de schade, zoekt de oorzaak, neemt een corrigerende maatregel en sluit pas af als het effect is gecontroleerd. Hieronder staan de stappen, de velden van een goed NCR-formulier en een uitgewerkt voorbeeld. FMEA uitvoeren: stappen, voorbeeld en uitleg van de RPNFMEA (failure mode and effects analysis) is een analyse die je vooraf uitvoert: per processtap bepaal je wat er mis kan gaan, wat dat voor gevolg heeft en of je het op tijd merkt. Je voert hem uit door faalwijzen, gevolgen en oorzaken te benoemen, ernst, optreden en detectie te scoren, het risicogetal (RPN) te berekenen en maatregelen te kiezen. Hieronder staan de stappen, een voorbeeld van een proces FMEA en de valkuilen van de RPN. Keuring en onderhoud van arbeidsmiddelen bijhouden: zo bouw je een keuringsregisterKeuring en onderhoud van arbeidsmiddelen houd je bij in een register met per middel de identificatie, de locatie, het type keuring, het interval, de laatste en volgende datum, de uitvoerder, de uitkomst, het certificaat en de status. Als werkgever stel je zelf vast welke middelen gekeurd moeten worden, laat je dat doen door een deskundige en kun je het schriftelijke bewijs op de werkplek tonen. Hieronder lees je hoe je dat opzet, waar termijnen vandaan komen, wat je bij afkeur doet en hoe een voorbeeldregister eruitziet. Kalibratie van meetmiddelen beheren: register, interval en certificatenKalibratie van meetmiddelen beheer je met een register waarin elk meetmiddel een eigen regel heeft, met nauwkeurigheid en tolerantie, interval, laatste en volgende kalibratiedatum, certificaat en status. Bij kalibratie stel je vast hoeveel een meetmiddel afwijkt van een referentie, zodat je weet of je de metingen nog kunt vertrouwen. Hieronder lees je welke meetmiddelen je opneemt, hoe je het interval bepaalt, wat je doet als een meetmiddel buiten tolerantie blijkt en hoe een voorbeeldregister eruitziet.

Begrippenlijst

Begrippen bij Acties

AfwijkingAfwijking Bijna-ongevalBijna-ongeval BOCFBrydgeOne Control Framework CAPACorrective and Preventive Action (corrigerende en preventieve maatregelen)Corrigerende maatregelCorrigerende maatregel DoelstellingDoelstelling EffectiviteitscontroleEffectiviteitscontrole FMEAFailure Mode and Effects Analysis (faalwijze- en effectanalyse)

Veelgestelde vragen

Vragen over Acties

Wat is het verschil tussen een actie en een CAPA?

Een actie is een taak met eigenaar en deadline. Bij een CAPA behandel je de grondoorzaakanalyse, corrigerende en preventieve maatregelen en de effectiviteitscheck in de bronmodule; de actielijst bewaakt de opvolgtaak.

Kan ik een actie vastleggen die al is uitgevoerd?

Ja. Met Direct afronden in het formulier leg je de actie meteen als afgerond vast, met een verplichte toelichting, eventueel bewijs en wie en wanneer.

Kan een actie automatisch terugkomen?

Ja. Stel een herhaling in, bijvoorbeeld een maandelijkse controle. Na afronding staat de volgende actie klaar.

Wie ziet welke acties?

Dat volgt de modulerechten. Met het filter Toon beperk je de weergave tot Alleen mijn taken of Mijn afdeling.

Moet ik Acties apart activeren of betalen?

Nee. Acties, de agenda en pushmeldingen zijn altijd inbegrepen. Elke module die je activeert gebruikt ze, zodat opvolging altijd op één plek staat.

Altijd inbegrepen

Acties zit in elke module

Acties is altijd inbegrepen, net als de agenda en pushmeldingen. Je activeert het niet apart en er hoort geen aparte prijs bij.

ActiesAltijd aan Incidenten & meldingenGebruikt dit WerkplekinspectiesGebruikt dit AuditsGebruikt dit KwaliteitsmeldingenGebruikt dit Risico’s & kansenGebruikt dit

Zie Acties in je eigen situatie

Je betaalt alleen voor de modules die je activeert, vanaf € 49 per maand. In een demo laten we zien hoe het werkt met jullie eigen processen.

Plan een demo Bekijk de prijzen

Veiligheid

Meer modules

ToolboxenToolboxmeetings delen en deelname registreren. Gevaarlijke stoffenVeiligheidsbladen (SDS) en blootstelling beheren. CertificatenbeheerGeldigheid van diploma’s en keuringen bewaken. CompetentiematrixVaardigheden en opleidingen actueel houden. OpleidingenE-learning met toetsen; bekwaamheden beheren en rapporteren. WerkvergunningenRisicovol werk aanvragen, vrijgeven en afmelden, met controles vooraf.

Alle 46 modules