Keuring en onderhoud van arbeidsmiddelen bijhouden: zo bouw je een keuringsregister

Wat zijn arbeidsmiddelen en welke middelen neem je op?

Een arbeidsmiddel is alles wat je medewerkers bij hun werk gebruiken, van eenvoudig handgereedschap tot machines en onderdelen van een procesinstallatie. Het begrip is breed, dus een keuringsregister begint met een inventarisatie. Welke middelen keuringsplichtig zijn, stel je als werkgever zelf vast, op basis van het risico en de regels die voor het type middel gelden.

• Machines en productie-installaties, zoals zagen, persen, transportbanden en verpakkingslijnen
• Hijs- en hefmiddelen: kranen, takels, liften, hefbruggen, kettingen, strops en hijsbanden
• Ladders, trappen, rolsteigers en steigers
• Elektrische installaties en elektrisch handgereedschap, inclusief verlengsnoeren, kabelhaspels en accugereedschap
• Voertuigen en mobiele werktuigen, zoals bedrijfswagens, heftrucks en hoogwerkers
• Drukapparatuur, zoals compressoren, ketels en drukvaten
• Blusmiddelen en andere brandveiligheidsvoorzieningen
• Valbeveiliging en andere persoonlijke beschermingsmiddelen die periodiek gekeurd moeten worden

Waarom keuring en onderhoud nodig zijn, en het verschil tussen die twee

Arbeidsmiddelen slijten en verouderen, en een gebrek valt vaak pas op als het misgaat. Als werkgever moet je ze in goede staat houden en periodiek laten beoordelen. Daarnaast is er een bewijsreden: de Arbeidsinspectie kan vragen om de schriftelijke bewijsstukken van keuringen, opdrachtgevers en certificerende instellingen toetsen erop, en verzekeraars kunnen in hun polisvoorwaarden eisen stellen. Bij VCA is een register van keuringen een vast onderdeel van de checklist en ISO 45001 vraagt in grote lijnen dat je de risico's van je middelen beheerst en dat kunt aantonen.

Onderhoud houdt een middel technisch in orde: smeren, slijtdelen vervangen, afstellen en repareren, meestal volgens de gebruiksaanwijzing van de fabrikant. Een keuring is een beoordeling door een deskundige van de installatie, de deugdelijkheid en de staat van het middel, en laat zo ook zien of het onderhoud voldoende is. Je legt beide vast. Noteer ook welke controle de gebruiker zelf voor gebruik doet, want die vangt gebreken tussen twee keuringen op.

Hoe vaak moet je arbeidsmiddelen keuren?

Voor arbeidsmiddelen in het algemeen noemt het Arbobesluit geen vaste termijn. Een middel keur je voor het eerste gebruik als de veiligheid afhangt van de installatie, opnieuw na verplaatsing of na een uitzonderlijke gebeurtenis zoals een ongeval of langdurige buitengebruikstelling, en periodiek zo vaak als nodig is om de goede staat te waarborgen. Volgens de toelichting op het besluit is eens per jaar een veilige ondergrens. De RI&E helpt je de frequentie per middel te bepalen.

Voor een aantal categorieën is het strenger geregeld. Hijs- en hefgereedschap moet minstens eenmaal per jaar door een deskundige worden onderzocht. Voor drukapparatuur, liften en bepaalde kranen gelden eigen regels, soms met een aangewezen keuringsinstelling. Bij steigers controleert een deskundige de constructie voor ingebruikname, na elke wijziging, na een periode van niet-gebruik en na abnormaal weer of een andere gebeurtenis die de veiligheid kan aantasten.

Verder komen termijnen uit de gebruiksaanwijzing, normen, branche-afspraken en de eisen van je opdrachtgever. De VCA-checklist vraagt om keuringen minstens eens per jaar, en wie daarvan afwijkt, motiveert dat. Voor elektrische installaties en elektrisch gereedschap is NEN 3140 de gangbare norm. Die is zelf geen wet en de termijn leid je af uit gebruik en omgeving. Voor voorgeschreven blustoestellen noemt de bouwregelgeving een minimum van eens per twee jaar, maar in de praktijk wordt vaak jaarlijks onderhouden. Je polisvoorwaarden bepalen wat voor jou geldt.

Wie mag arbeidsmiddelen keuren?

Het besluit vraagt een deskundige: een persoon, bedrijf of instelling met de kennis en de uitrusting voor dat type middel. Je kiest zelf een keurder, bijvoorbeeld een onafhankelijke keuringsinstantie, de onderhoudsdienst van de leverancier of je eigen technische dienst. Voor bepaalde categorieën, zoals drukapparatuur, personenliften en grote kranen, moet een aangewezen onafhankelijke instelling keuren. Bij eenvoudige middelen kan soms een eigen medewerker volstaan, zolang je kunt uitleggen waarom die deskundig is.

Leg in het register vast wie keurde en waarop die deskundigheid berust, bijvoorbeeld een erkenning, opleiding of certificaat. Vraag bij externe keuringen om een rapport met de bevindingen en om een sticker of label met de datum van de volgende keuring, zodat de gebruiker op het middel zelf kan zien of het nog is goedgekeurd.

Wat leg je vast in een keuringsregister?

Een register is bruikbaar als je er in één blik uit haalt wat gekeurd is, wat bijna verloopt en wat is afgekeurd. Leg daarom per middel vaste velden vast. Zo kun je filteren, herinneringen sturen en een inspecteur of auditor het bewijs laten zien.

• Identificatie: uniek nummer, omschrijving, merk, type en serienummer
• Locatie of project waar het middel staat of wordt ingezet, en wie het onder zich heeft
• Type keuring of onderhoud: eerste keuring, periodieke keuring, herkeuring of periodiek onderhoud
• Interval en de grond ervoor: wet, norm, fabrikant, RI&E of opdrachtgever
• Laatste en volgende datum
• Uitvoerder: intern of extern, met bedrijf en deskundige
• Uitkomst: goedgekeurd, goedgekeurd met opmerkingen of afgekeurd, met de bevindingen
• Certificaat of rapport, en de sticker of het label op het middel
• Status: in gebruik, buiten gebruik of afgevoerd
• Verantwoordelijke functie voor de opvolging

Voorbeeld van een keuringsregister (illustratief)

Hieronder staat een klein voorbeeldregister in lijstvorm. De middelen, datums en termijnen zijn verzonnen en laten alleen de opbouw zien. Jouw termijnen volgen uit de regels, normen en voorschriften die voor jouw middelen gelden. Elke regel bevat dezelfde velden: identificatie, locatie, termijn, laatste en volgende datum, uitkomst en status.

• HT-014, hijsband 3 ton, magazijn A. Jaarlijkse keuring door een deskundige. Laatste keuring 12 maart 2026, volgende 12 maart 2027. Uitkomst: goedgekeurd. Status: in gebruik.
• LD-007, ladder 3 x 8 sporten, servicebus 2. Jaarlijkse keuring. Laatste keuring 5 mei 2026, volgende 5 mei 2027. Uitkomst: goedgekeurd met opmerking, voetdop vervangen. Status: in gebruik.
• EL-102, slijptol 230 V, werkplaats. Elektrische inspectie, interval een jaar op basis van de RI&E. Laatste inspectie 20 januari 2026, volgende 20 januari 2027. Uitkomst: afgekeurd, isolatie van de kabel beschadigd. Status: buiten gebruik, herstel gepland.
• HF-003, heftruck, laaddock. Jaarlijkse keuring en onderhoud volgens de fabrikant. Laatste keuring 2 september 2026, volgende 2 september 2027. Uitkomst: goedgekeurd. Status: in gebruik.
• BL-021, poederblusser 6 kg, productiehal. Jaarlijks onderhoud door een gecertificeerd bedrijf. Laatste onderhoud 14 november 2025, volgende 14 november 2026. Uitkomst: goedgekeurd. Status: in gebruik, onderhoud binnenkort.

Wat doe je bij afkeur van een arbeidsmiddel?

Een afgekeurd middel gaat direct uit gebruik, ook als daardoor een klus stilvalt. Werken met een afgekeurd middel is precies het risico dat de keuring moest voorkomen. Wat er daarna gebeurt, leg je vast in het register en in een actie met eigenaar en deadline. Was het gebrek betrokken bij een arbeidsongeval, dan kunnen meldplichten richting de Arbeidsinspectie gelden, afhankelijk van de ernst.

• Zet het middel direct buiten gebruik: haal het van de werkplek of vergrendel het, en laat de gebruikers weten dat het is afgekeurd
• Markeer het zichtbaar met een afkeurlabel en verwijder of overplak de geldige keuringssticker
• Leg de afkeur vast: datum, bevinding, keurder, foto en rapport
• Beoordeel de oorzaak en kies tussen herstellen, vervangen of afvoeren, en registreer een incident of bijna-ongeval als er schade is geweest
• Laat het middel na herstel opnieuw keuren en zet de status pas dan terug op in gebruik, met een nieuwe datum en rapport
• Controleer of vergelijkbare middelen hetzelfde gebrek kunnen hebben en pas zo nodig het interval of de instructie aan

Herinneringen en verantwoordelijkheid: wie let op de datum?

Een keuringsregister werkt pas als iemand wordt gewaarschuwd voordat een datum verloopt. Spreek per middel of per groep af wie verantwoordelijk is, bijvoorbeeld de werkplaatschef voor machines en de vlootbeheerder voor voertuigen, en wie het overneemt bij afwezigheid. Stuur herinneringen ruim voor de einddatum zodat een keurder kan worden ingepland, bijvoorbeeld zestig dagen vooraf bij externe keuringen en veertien dagen bij interne controles.

Als werkgever blijf je eindverantwoordelijk, ook als je keuringen uitbesteedt. Loop het register daarom periodiek door, bijvoorbeeld elk kwartaal en na elke keuringsronde: wat is verlopen, wat is afgekeurd en welke middelen ontbreken? Neem nieuwe middelen op bij aanschaf en voer afgevoerde middelen uit, zodat het register klopt met wat er echt staat.

Veelgemaakte fouten bij het bijhouden van keuringen

De meeste problemen met keuringen ontstaan niet bij de keuring zelf, maar in de administratie eromheen. De fouten hieronder komen in de praktijk veel voor en zijn meestal op te lossen met vaste velden, een eigenaar per middel en een periodieke controle van het register zelf.

• Het register is onvolledig: ladders, verlengsnoeren, accugereedschap en middelen op een buitenlocatie ontbreken, terwijl ook die onder de keuringsplicht kunnen vallen
• Er staat een termijn, maar niet waarom: bij een ongeval moet je kunnen uitleggen waarom je voor een jaar of voor twee jaar koos
• Het bewijs staat alleen op een sticker of in iemands hoofd, terwijl de schriftelijke bewijsstukken op de werkplek aanwezig moeten zijn en getoond moeten kunnen worden
• Afgekeurde middelen blijven in de werkplaats staan of krijgen in het register nog de status in gebruik
• Een herkeuring na verplaatsing, ongeval, wijziging of lange stilstand wordt vergeten
• Herinneringen gaan naar een gedeelde mailbox of naar iemand die weg is, zodat niemand ze oppakt

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

In Objecten leg je machines, installaties, voertuigen en andere middelen vast, met per object de keuringen en het onderhoud die terugkomen. Je kiest het ritme en de verantwoordelijke functie, meldt een uitvoering met uitkomst, kosten en rapport, en de volgende datum schuift vanzelf door. De status op orde, verloopt binnenkort of verlopen volgt altijd uit de gegevens en is niet met de hand goed te zetten. Voordat een datum verloopt, krijgt de verantwoordelijke functie een bericht.

Wordt een keuring afgekeurd, dan plant het systeem de herkeuring en zet er een actie voor klaar, die je in Acties met eigenaar en deadline opvolgt. In het dossier van het object zie je bij elkaar de incidenten, Werkplekinspecties en documenten die erbij horen. Meetmiddelen met een kalibratiecertificaat beheer je in Kalibratie & meetmiddelen. BrydgeOne bepaalt niet of een middel veilig is: dat blijft het oordeel van de deskundige keurder. Het platform helpt het bewijs en de opvolging bij elkaar te houden.