RI&E software kiezen: waar moet een RI&E-tool aan voldoen?

Waarom de RI&E digitaal uitvoeren?

Een RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie) met een plan van aanpak is verplicht voor werkgevers met personeel. De Arbeidsinspectie controleert of beide aanwezig en volledig zijn. De problemen ontstaan meestal na het opstellen: de RI&E staat als Word- of Excel-bestand in een map, terwijl risico's, werkplekken en maatregelen blijven veranderen. Dan is hij op papier af, maar in de praktijk verouderd.

Digitaal werken lost vier dingen op. De RI&E blijft actueel, omdat je een risico of maatregel aanpast in plaats van een nieuw document te maken. Het plan van aanpak krijgt een eigenaar, een deadline en een status. De toetsing door een deskundige loopt via één dossier. En de rapportage voor de ondernemingsraad, een auditor of de inspectie komt uit dezelfde gegevens. Werk je met ISO 45001, dan verwacht de norm dat je gevaren identificeert en risico's beoordeelt (clausule 6.1.2). Een digitale RI&E helpt bewijs daarvoor te verzamelen.

Erkend branche-RI&E-instrument of eigen RI&E: wat is het verschil?

Een erkend branche-RI&E-instrument is een vragenlijst voor een bepaalde branche, ontwikkeld door werkgevers- en werknemersorganisaties uit die branche. Gecertificeerde kerndeskundigen beoordelen de inhoud voordat het instrument wordt gebruikt, en het Steunpunt RI&E controleert vooral de procedure van de erkenning. Het doel is dat bedrijven in een branche een vooraf beoordeeld instrument hebben waarmee ze zelf een RI&E kunnen maken. Erkende instrumenten staan op rie.nl.

Een eigen RI&E bouw je zelf op, bijvoorbeeld in Excel, in software of met een adviseur. Dat geeft ruimte om aan te sluiten bij jouw werkplekken, machines en projecten, en past vaak beter bij organisaties die op wisselende locaties werken. De keerzijde: voor een eigen RI&E geldt de toetsplicht, ook als je klein bent. Een softwaretool is bovendien niet vanzelf een erkend instrument. Vraag leveranciers welk instrument erachter zit en controleer dat zelf.

Wanneer moet een gecertificeerde kerndeskundige de RI&E toetsen?

In de meeste gevallen moeten de RI&E en het plan van aanpak worden getoetst door een gecertificeerde deskundige, zoals een gecertificeerde arbokerndeskundige. Een uitzondering geldt voor organisaties met maximaal 25 personen in dienst (personen, geen fte) die een erkend branche-instrument gebruiken dat bij hun branche hoort. Ook voor organisaties met in totaal maximaal 40 uur personeel per week hoeft de RI&E onder voorwaarden niet getoetst te worden. Zonder erkend instrument geldt de toetsplicht dus ook voor een klein bedrijf.

Heb je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan heeft die instemmingsrecht op de RI&E. Dit artikel is geen juridisch advies. De actuele regels, ook over wie mag toetsen en hoe je de certificering controleert, vind je bij de Nederlandse Arbeidsinspectie, het Steunpunt RI&E (rie.nl) en op rijksoverheid.nl.

Nieuwe erkenningsprocedure in 2026: wat betekent dat voor je keuze?

Volgens vakmedia geldt sinds 1 juni 2026 een vernieuwde erkenningsprocedure voor branche-RI&E-instrumenten. Branches ontwikkelen een instrument samen met cao-partijen, kerndeskundigen beoordelen de inhoud en het Steunpunt RI&E behandelt de aanvraag. Een erkenning is beperkt geldig, en voor branches zonder cao-partijen is de aparte erkenningsroute vervallen. Bestaande erkenningen blijven tot hun einddatum gelden. Leg bij je keuze de erkenningsstatus van het instrument vast en controleer die op rie.nl bij elke herziening van de RI&E.

Wat moet een goede RI&E-tool kunnen?

Een goede RI&E-tool volgt de stappen van de RI&E zelf: inventariseren, beoordelen, maatregelen plannen, toetsen en herzien. Het verschil met een invulformulier zit in de opvolging en de herhaling. Dit zijn de functies waar het in de praktijk om draait, los van het merk of het prijsplaatje:

• Inventariseren per afdeling, locatie, functie of werkplek, met een vaste vragenlijst of sjabloon in plaats van een leeg scherm
• Risico's beoordelen met een heldere schaal die je zelf vastlegt, bijvoorbeeld Kinney & Wiruth of een risicomatrix, zodat de beoordeling later te volgen blijft
• Maatregelen kiezen volgens de arbeidshygiënische strategie: eerst het gevaar wegnemen of vervangen, dan technische, organisatorische en pas daarna persoonlijke maatregelen
• Een plan van aanpak met eigenaar, deadline, status en herinneringen, zodat opvolging niet van een losse Excel-lijst afhangt
• Bewijs bij wat in orde is, zoals een keuringsrapport, procedure of foto
• Toetsing door een deskundige, bijvoorbeeld via een link met alleen-lezen toegang, waarbij het advies in het dossier wordt vastgelegd
• Versiebeheer en herhaling: vaststellen, een reviewtermijn, herziening bij wijzigingen en een bewaarde historie
• Rapport en export voor de ondernemingsraad, een auditor of de inspectie
• Koppeling met incidenten, inspecties en acties, zodat signalen uit de praktijk de RI&E bijwerken

RI&E in Excel of Word, met RIE software of via een adviseur

Excel of Word werkt voor een kleine organisatie met één locatie en een overzichtelijk risicoprofiel. Het is flexibel en goedkoop. Het wordt lastig bij meerdere locaties, bij meer mensen die meewerken en bij opvolging: versies lopen uiteen, een plan van aanpak herinnert niemand aan een deadline en bewijs staat in andere mappen.

Een tool geeft structuur, opvolging, versiebeheer en rapportage, maar vraagt inrichting en een eigenaar. Een tool alleen levert geen goede RI&E op: de kwaliteit hangt af van wie inventariseert en hoe zorgvuldig. Een adviseur of veiligheidskundige brengt vakkennis, een onafhankelijke blik en kan de toetsing doen of begeleiden. Die kennis is waardevol bij complexe risico's, maar de opvolging na het advies blijft jouw taak.

In de praktijk combineren veel organisaties de opties: een deskundige voor de inventarisatie of toetsing, en een tool om het plan van aanpak en de herhaling te bewaken. Bepaal dus eerst waar jouw knelpunt zit. Gaat het om vakkennis, kies dan een adviseur. Gaat het om opvolging en overzicht, dan weegt een tool zwaarder.

Selectiechecklist voor RI&E software

Neem deze vragen mee in een demo en vraag de leverancier ze te beantwoorden met jouw eigen situatie, bijvoorbeeld één afdeling uit je bedrijf. Een algemene demonstratie zegt weinig over hoe het werkt met jouw risico's. Noteer de antwoorden per leverancier, zodat je ze achteraf naast elkaar kunt leggen.

• Welk instrument zit erachter: een erkend branche-instrument, een algemeen instrument of een eigen vragenlijst, en kun je dat controleren op rie.nl?
• Kun je de vragenlijst en de beoordelingsschaal aanpassen aan je eigen werkplekken en projecten?
• Kun je per afdeling, locatie of functie werken en risico's per functie beoordelen?
• Krijgt elke maatregel een eigenaar, deadline en status, en wordt de opvolging bewaakt?
• Kan een externe deskundige meekijken zonder licentie, en kan hij zijn advies vastleggen?
• Blijft de oude versie bewaard na een herziening, en zie je wat er is gewijzigd?
• Kunnen medewerkers de vastgestelde RI&E inzien, zonder hem te kunnen wijzigen?
• Welke rapporten en exports zijn er, en kun je al je gegevens meenemen als je stopt?
• Werkt de tool op telefoon of tablet voor rondgangen op locatie?
• Hoe koppelt de tool aan incidenten, inspecties en acties?
• Wat kost het over drie jaar, inclusief inrichting en support?

Veelgemaakte fouten bij het kiezen en gebruiken van RI&E software

De meeste fouten zitten niet in de software, maar in hoe de RI&E wordt gebruikt. Een tool maakt een goede werkwijze makkelijker, maar corrigeert een slechte niet. De RI&E-plicht verdwijnt bovendien niet door het invoeren van een systeem: de werkgever blijft verantwoordelijk voor de inhoud. Let op deze valkuilen:

• De RI&E behandelen als eenmalig document dat je vaststelt en opbergt
• Een plan van aanpak zonder eigenaar of deadline, of maatregelen die niemand opvolgt
• De RI&E niet herhalen na een verbouwing, nieuwe machine, reorganisatie of ernstig incident
• Kiezen op de lengte van de functielijst in plaats van op wat je medewerkers echt gebruiken
• Alleen kantoorrisico's invullen en werkdruk, agressie of werk op locatie vergeten
• Een bewering van de leverancier dat het instrument aan de wet voldoet niet zelf nagaan
• De deskundige pas laten meekijken als alles al is ingevuld

Zo pak je de keuze voor een RIE platform aan

Begin niet bij de leveranciers, maar bij je eigen situatie. Leg vast hoeveel locaties, afdelingen en medewerkers de RI&E dekt, welke toetsroute voor jou geldt en wie de RI&E gaat beheren. Daarmee voorkom je dat je een tool kiest die te licht of juist veel te zwaar is. Een kleine organisatie met één locatie heeft andere eisen dan een projectorganisatie met veel werkplekken. Daarna werk je in vijf stappen naar een keuze toe.

• Maak een shortlist van twee of drie opties op basis van de checklist hierboven
• Laat elke leverancier één eigen afdeling uitwerken, met echte risico's en maatregelen
• Laat de deskundige die toetst kijken of hij zijn werk in de tool kan doen
• Test met een of twee medewerkers van de werkvloer of rondgangen op locatie werkbaar zijn
• Vergelijk de totale kosten over drie jaar en leg de erkenningsstatus en exportmogelijkheden vast in de offerte

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

In de module RI&E / plan van aanpak voer je de RI&E digitaal uit in één dossier. Je kiest een basissjabloon en vult die aan met verdiepende sjablonen per thema of machinetype. Bij elk punt leg je vast hoe het geregeld is en met welk bewijs. Risico's beoordeel je met Kinney & Wiruth, per functie of afdeling, en maatregelen kies je met een STOP-wizard, met eigenaar en deadline.

Maatregelen uit het plan van aanpak lopen automatisch door naar Acties, en de status gaat terug. Voor de toetsing deel je een link waarmee de arbodeskundige 30 dagen alleen-lezen en zonder login meekijkt. Na een nieuwe machine, een incident of het verlopen van de reviewtermijn start je een herziening.

Ernstige incidenten en herhaalde afkeur in Werkplekinspecties signaleren dat herziening nodig kan zijn, en in Risico’s & kansen zet je RI&E-risico's door naar het centrale register. Of een erkend branche-instrument voor jou geldt en of toetsing nodig is, controleer je zelf bij het Steunpunt RI&E.