Wat je met Poortinstructie doet
Persoonlijke link zonder inloggen
De genodigde doorloopt in de huisstijl van je organisatie alleen de stappen die zijn route vraagt, zoals gegevens, instructie, kennistoets, certificaten, verklaring en handtekening.
Bezoekstatus en dossierstatus
De bezoekstatus zegt waar iemand is, de dossierstatus of hij aan alle voorwaarden van zijn route voldoet. Alleen een goedgekeurd dossier verschijnt op het receptiescherm.
Receptiescherm per ingang
De receptie ziet wie vandaag verwacht wordt, wie binnen is en wie vertrokken is, registreert de ID-controle en het pasnummer en zet bezoekers op Binnen of Vertrokken.
Calamiteitenlijst in één klik
Wie binnen is, staat in je aanwezigheidsregister. De Calamiteitenlijst (PDF) wordt bij het afdrukken vers opgehaald en dekt altijd de hele vestiging.
Certificaten één keer aanleveren
Iedere persoon staat één keer in Personen. Een goedgekeurd certificaat dat geldig is op de bezoekdatum wordt hergebruikt, dus een terugkerende contractor uploadt zijn VCA niet opnieuw.
Verificatie-QR bij de poort
Elke geslaagde afronding krijgt een bewijs-PDF met verificatie-QR. De portier ziet groen, oranje of rood met naam, bedrijf en instructie, nooit de toetsscore.
Zo werkt het
- 1
Inrichten
Leg aanmeldstromen, sjablonen en ingangen met QR vast, bijvoorbeeld per groep bezoekers, chauffeurs, leveranciers of contractors.
- 2
Uitnodigen
Kies de groep en vul de persoon en het bezoek in. Vindt het systeem een bekend profiel, dan kies jij of je dat gebruikt; op alleen een e-mailadres wordt nooit gekoppeld.
- 3
Voorbereiden
De genodigde doet vooraf instructie en toets en levert certificaten aan via zijn persoonlijke link. Wat beoordeeld moet worden, keur je goed of af in het bezoekdossier.
- 4
Ontvangen
Bij aankomst meldt de bezoeker zich via de QR bij de ingang of op de kiosk. De receptie controleert ID en pas en zet hem op Binnen.
- 5
Vertrek vastleggen
Bij vertrek zet de receptie het bezoek op Vertrokken. Elke wijziging staat als eigen regel in het logboek van het bezoek.
In de medewerkersapp
Bezoekers, chauffeurs, leveranciers en onderaannemers doorlopen hun voorbereiding via een persoonlijke link zonder inloggen: gegevens, instructie, toets en certificaten. Bij aankomst melden ze zich met de QR-code bij de ingang of op de kiosk.
Werkt samen met
Elke module werkt zelfstandig. Staan er meer aan, dan vullen ze elkaar vanzelf aan.
Meer lezen over Poortinstructie
Begrippen bij Poortinstructie
Vragen over Poortinstructie
Waarom staat een bezoek niet op het receptiescherm?
Omdat het dossier nog niet is goedgekeurd, het bezoek niet voor vandaag gepland staat, of je context op een andere ingang staat. Onder Bezoeken vind je het altijd terug; het filter Actie nodig laat zien wat er nog moet gebeuren.
Kunnen twee mensen hetzelfde e-mailadres gebruiken?
Ja. Een e-mailadres is geen identiteit: een onderaannemer mag één algemeen adres gebruiken voor meerdere medewerkers, en ieder krijgt een eigen profiel.
Moet een terugkerende contractor zijn VCA elke keer opnieuw uploaden?
Nee, zolang het certificaat is goedgekeurd, geldig is op de bezoekdatum en de route hergebruik toestaat. In het bezoekdossier zie je welk document is gebruikt.
Kan iemand alleen een instructie volgen, zonder bezoek?
Ja. Met Instructie-uitnodiging onder Personen nodig je iemand los of in bulk uit. Nadert de instructie zijn vervaldatum, dan krijgt de persoon vanzelf een nieuwe uitnodiging.
Begin met alleen Poortinstructie, breid uit wanneer je wilt
Je hoeft niet meteen alles in te richten. Activeer deze module, zet er later andere modules bij en blijf dezelfde gegevens en dezelfde app gebruiken. BrydgeOne past bij elke organisatie, van een klein bedrijf tot enterprise, en je betaalt alleen voor wat je aanzet, vanaf € 49 per maand.
Zie Poortinstructie in je eigen situatie
Je betaalt alleen voor de modules die je activeert, vanaf € 49 per maand. In een demo laten we zien hoe het werkt met jullie eigen processen.