Certificatenbeheer: VCA, BHV en keuringen tijdig verlengen

Functies

Wat je met Certificatenbeheer doet

Categorieën en typen

Deel het register in naar categorie, zoals persoonscertificaat, keuring of vergunning, en naar type, zoals B-VCA of BHV. Per type leg je een vaste geldigheidsduur en waarschuwingstermijn vast.

Matrix van houders en typen

De matrix toont per vak geldig, verloopt binnenkort, verlopen of verplicht maar ontbreekt. Een klik op een leeg vak voegt het ontbrekende certificaat meteen toe.

Eisen per functie

Leg per certificaattype vast voor welke functie het verplicht, optioneel of niet van toepassing is. Alleen een verplichte eis maakt een ontbrekend certificaat rood.

AI leest het certificaat

Upload een scan of PDF en AI zet de gevonden gegevens klaar, met per regel een vinkje. Jij bepaalt wat in het formulier komt.

Automatische verloopsignalering

Nadert de vervaldatum, dan krijgen beheerders een notificatie en verschijnt het item in de agenda en op het dashboard. Bij een persoonscertificaat krijgt de medewerker zelf een pushbericht.

Wijzigingen in het logboek

Bewerken is altijd een bewuste stap. Het logboek toont per veld de oude en nieuwe waarde en wie de wijziging deed.

In de praktijk

Zo werkt het

1
Inrichten
Een beheerder legt categorieën, registratietypes met geldigheid en de eisen per functie vast in de module-instellingen.
2
Certificaat vastleggen
Kies in de wizard Nieuw certificaat een bestand of vul zelf in, controleer de gegevens die AI heeft gevonden en sla op.
3
Gaten zien
In de weergave Medewerkers of de matrix zie je wie een verplicht certificaat mist of wiens certificaat verlopen is.
4
Op tijd verlengen
Bij het naderen van de vervaldatum volgen een notificatie, een agenda-item en een pushbericht aan de medewerker.

In de medewerkersapp

Medewerkers zien hun certificaten in de medewerkersapp onder Mijn opleidingen bij Mijn certificaten. Verloopt een certificaat binnenkort of is het verlopen, dan krijgen ze een pushbericht.

Een greep uit wat AI doet in Certificatenbeheer

AI leest geuploade certificaten uit en jij vinkt aan wat er in het formulier komt.

Certificaat uitlezen

Kies je een bestand, dan zet AI onder Uit het certificaat gehaald elk gevonden gegeven neer met een vinkje.

Zelf bepalen wat overgaat

Aangevinkt komt in het formulier, uitvinken haalt het eruit en wat je zelf typt blijft staan.

Zelf invullen kan altijd

Kan AI een scan zonder tekstlaag niet lezen, of wil je niet wachten, dan vul je alles zelf in.

Vragen over certificaatdata

Op het tabblad AI stel je vragen over je eigen certificaatdata.

Dit is een greep uit de AI-mogelijkheden in deze module, niet alles. AI stelt voor, jij beslist. Niets wordt zonder jouw akkoord doorgevoerd.

Normen en wetgeving

Waar het je bij helpt

BrydgeOne bevat geen normtekst. Hier zie je bij welke onderwerpen uit normen en wetgeving deze module je helpt.

VCA

Per medewerker zie je welke VCA-diploma's er zijn, tot wanneer ze geldig zijn en wie er een mist.

ISO 45001

Verplichte certificaten per functie helpen aantonen dat medewerkers bekwaam zijn voor hun werk (hoofdstuk 7.2).

Eén platform

Werkt samen met

Elke module werkt zelfstandig. Staan er meer aan, dan vullen ze elkaar vanzelf aan.

OpleidingenCertificaten worden automatisch een regel in het opleidingsregister CompetentiematrixVerplichte certificaten per functie staan in de matrix WerkstartDe deelnemerscheck toont geldige en verlopen certificaten, ook BHV TRADe TRA toetst kwalificaties en koppelt certificaten met verloopsignaal ActiesBijna verlopen certificaten zet je om in een actie RI&E / plan van aanpakKeuringscertificaten horen bij machines uit de RI&E Rollen & functiesCertificaateisen leg je vast per functie DocumentbeheerEen certificaat kan naar een beheerst document verwijzen Doelstellingen & KPI’sVerlopen certificaten vullen een KPI automatisch Auditklaar-checkVerlopen en bijna verlopen certificaten tellen mee Normenkader & eisenCertificaten tellen als bewijs bij normclausules

Kennisbank

Meer lezen over Certificatenbeheer

VCA-certificering voorbereiden: checklist voor je organisatieWil je VCA-gecertificeerd worden of je certificaat behouden? Dan wil je vooraf weten waar een auditor naar kijkt en welk bewijs je paraat moet hebben. Deze checklist helpt je om de voorbereiding praktisch aan te pakken. Werkvergunning aanvragen: wanneer is het nodig en hoe doorloop je het proces?Een werkvergunning aanvragen betekent formeel toestemming vragen voor werk met extra risico's, zoals heet werk, werken in een besloten ruimte of werken op hoogte. Hier lees je wanneer je een vergunning nodig hebt, hoe aanvragen, vrijgeven en afmelden verlopen en welke controles vooraf horen. Veiligheidsinstructie voor bezoekers en onderaannemers: inhoud, toets en geldigheidEen veiligheidsinstructie voor bezoekers en onderaannemers geef je voordat iemand je terrein of bouwplaats op mag. Je legt de regels en gevaren uit, toetst of het is aangekomen en legt vast wie het heeft gehad. Dit artikel gaat ook over de poortinstructie, de geldigheid en de registratie. VCA* of VCA**: welk certificaat past bij jouw bedrijf?VCA* of VCA**: welk bedrijfscertificaat bij je past, hangt vooral af van hoe je werkt en wat je opdrachtgevers vragen. Je leest het verschil in gewone woorden, inclusief VCA-P voor de petrochemie, en je krijgt een vaste manier om te kiezen. Competentiematrix opzetten: zo maak je een opleidingsmatrix die werktEen competentiematrix opzetten betekent per functie vastleggen welke kennis, vaardigheden en certificaten nodig zijn, en dat afzetten tegen wat je mensen aantoonbaar kunnen. Zo zie je wie je waar veilig kunt inzetten en waar je nog moet opleiden. ISO 45001 of VCA: wat is het verschil en welke past bij jouw bedrijf?ISO 45001 is een managementsysteemnorm voor arbeidsveiligheid die je als hele organisatie laat certificeren door een certificerende instelling. VCA is een checklist voor aannemers en andere uitvoerende bedrijven die opdrachtgevers willen laten zien dat ze veilig werken, met de niveaus VCA*, VCA** en VCA-petrochemie. Wat je nodig hebt, bepaalt in de praktijk je opdrachtgever; de twee overlappen sterk en je kunt ze combineren. BHV-organisatie bijhouden: wat je als werkgever regelt, registreert en oefentBedrijfshulpverlening (BHV) is de eerste lijn bij brand, ongevallen en ontruiming. Als werkgever organiseer je BHV en wijs je een of meer BHV'ers aan; hoeveel er nodig zijn en welke opleiding past, hangt af van je risico's, je omvang en je gebouwen. Bijhouden betekent vooral weten wie BHV'er is, tot wanneer de opleiding geldt, wie er aanwezig is, wanneer je voor het laatst oefende en wat je met de uitkomsten deed.

Begrippenlijst

Begrippen bij Certificatenbeheer

BHVBedrijfshulpverlening KalibratieKalibratie LeveranciersbeoordelingLeveranciersbeoordeling PBMPersoonlijke beschermingsmiddelen PoortinstructiePoortinstructie VCAVGM Checklist Aannemers

Veelgestelde vragen

Vragen over Certificatenbeheer

Kunnen we keuringen van machines hier bijhouden?

Ja, in de categorie Keuring, met de machine of installatie bij Middel / object. Dit register staat los van het objectenregister, dus kies bewust waar je de keuring vastlegt.

Wie krijgt de verloopmelding?

Dat volgt je notificatie-instellingen, standaard de gebruikers met rechten op de module. Bij een persoonscertificaat krijgt de medewerker zelf ook een pushbericht in de app.

Tellen certificaten mee in de opleidingen?

Ja, met de module Opleidingen. Koppel een opleiding van de vorm Extern certificaat aan een certificaattype; elk geldig certificaat van dat type wordt dan automatisch een regel in het opleidingsregister en telt mee in de matrix.

Waar horen leverancierscertificaten thuis?

Bij de leverancier zelf, in de module Leveranciers. Dit register is voor certificaten van de eigen organisatie en medewerkers.

Klein beginnen

Begin met alleen Certificatenbeheer, breid uit wanneer je wilt

Je hoeft niet meteen alles in te richten. Activeer deze module, zet er later andere modules bij en blijf dezelfde gegevens en dezelfde app gebruiken. BrydgeOne past bij elke organisatie, van een klein bedrijf tot enterprise, en je betaalt alleen voor wat je aanzet, vanaf € 49 per maand.

CertificatenbeheerHier begin jeOpleidingenLater erbijCompetentiematrixLater erbijWerkstartLater erbijTRALater erbij

Zie Certificatenbeheer in je eigen situatie

Je betaalt alleen voor de modules die je activeert, vanaf € 49 per maand. In een demo laten we zien hoe het werkt met jullie eigen processen.

Plan een demo Bekijk de prijzen

Veiligheid

Meer modules

Incidenten & meldingenIncidenten vastleggen en omzetten in opvolging. WerkplekinspectiesInspecties uitvoeren met heldere checklists. LMRALaatste minuut risicoanalyse vóór de klus. ToolboxenToolboxmeetings delen en deelname registreren. Gevaarlijke stoffenVeiligheidsbladen (SDS) en blootstelling beheren. WerkvergunningenRisicovol werk aanvragen, vrijgeven en afmelden, met controles vooraf.

Alle 46 modules